هشت نکته کلیدی در نوشتن ایمیل به استاد راهنمای خارجی
هشت نکته کلیدی در نوشتن ایمیل به استاد راهنمای خارجی
چطور اولین ایمیل مان به استاد خارجی را بنویسیم؟
همراه با توضیح عملی ساختار یک نمونه ایمیل آماده
اگر علاقه مند به اخذ پذیرش تحصیلی از دانشگاه های خارجی باشید، یک بخش مهم از کارتان، به ویژه برای اپلای مقطع PhD، مکاتبه با اساتیدی است که فیلد تحقیقاتی شان با شما مشترک است. به همان اندازه که مکاتبه با یک استاد برای گرفتن پذیرش -و البته داشتن کمک هزینه تحصیلی (فاند)- ضروری است، به همان اندازه هم می تواند دشوار و نیازمند مهارت باشد. و اگر به دنبال این هستید که تاثیر خوبی روی استاد ایجاد کنید، پس باید بتوانید جدیت و اشتیاق تان به پروژه ای که برایش اپلای می کنید را به او ثابت کنید.
در ادامه بعضی از موارد مهم در فرایند ایمیل زدن به اساتید خارجی را با شما در میان می گذارم که رعایت آنها می تواند احتمال پاسخ گرفتن تان را بسیار بالا ببرد. همچنین در ادامه، یک نمونه ایمیل را برای آشنایی بیشترتان -به عنوان یک سمپل از مکاتبه با اساتید- می آورم. البته لازم است توجه داشته باشید که این نوع ایمیل ها صرفا «نمونه» (sample) هستند و شما لازم است متناسب با شرایط تحصیلی خودتان و موضوع پوزیشنی که می خواهید برایش اپلای کنید، ایمیل خاص خودتان را بنویسید.
الف: هشت نکته کلیدی در نوشتن ایمیل به استاد راهنمای خارجی
- قبل از شروع، درباره موارد زیر مطمئن شوید:
اولا لازم است استاد و کارهایش را به خوبی بشناسید. یادتان باشد که یک استاد تنها در صورتی ممکن است به ایمیل تان جواب بدهد که مطمئن شود شما کارهایش را خوانده اید و پروژه ها و علایق پژوهشی اش را به خوبی می شناسید.
ثانیا بسیار مهم است که تنها به استادی ایمیل بزنید که مطمئنید علایق و حوزه های پژوهشی مشترکی با او دارید. توجه به این مورد، باعث می شود استادانی که می توانند مخاطب درخواست اپلای شما قرار بگیرند به شکل مناسب و معقولی، محدود و قابل دسترس شوند.
ثالثا یادتان باشد که هر دانشگاهی ملزومات پذیرش خاص خود را دارد. پس برای اقدام به پذیرش باید با این ملزومات آشنا باشید. ضمنا در زمان شروع مکاتبه لازم است حداقل ملزومات پذیرش (Minimum Requirements) این دانشگاه را داشته باشید یا مطمئن باشید که به زودی آماده خواهید کرد (مواردی مثل مدرک تحصیلی، مدرک مهارت زبان، توصیه نامه ها و …).
- کوتاه بنویسید!
اساتید زمان محدودی در اختیار دارند و در همین زمان محدود، حجم زیادی ایمیل دریافت می کنند. در نتیجه، عادت کرده اند که ایمیل ها را اسکرول کرده و تندخوانی کنند. یک ایمیل کوتاه هم زمان کمتری از آنها می گیرد و هم شانس اینکه ایمیل را کامل بخوانند و بخواهند به آن پاسخ بدهند را بالا می برد. اگر ایمیل بلندی بنویسید، ممکن است استاد تصمیم بگیرد خواندن آن را به زمان دیگری موکول کند (یا به کلی نادیده اش بگیرد!)
- خودتان را معرفی کنید!
هیچ چیز مهم تر از این نیست که قبل از هر توضیحی، تصویر درست و دقیقی از خودتان به استاد بدهید. او باید بداند دارد با چه کسی صحبت می کند. پس در همان ابتدای ایمیل، یک معرفی دو سه خطی از خودتان ارائه بدهید. نام تان را بگویید، کشور محل زندگی تان، تحصیلاتی که داشته اید، علایق پژوهشی تان و … در نمونه ایمیلی که در ادامه برای تان آورده ام، مهم ترین مواردی که لازم است در معرفی خودتان اشاره کنید را خواهید دید.
- اگر امکانش را داشتید، آشنایی بدهید!
درست است که در اکثر مواقع، به استادی ایمیل می زنیم که تابه حال ندیدیمش و شناخت نزدیکی هم از او نداریم، اما به هر حال از یک طریقی با نام و کارهایش آشنا شده ایم. بهتر است در ایمیل اول به نحوه آشنایی تان با استاد اشاره کنید؛ مثلا اگر یکی از دانشجویان قبلی استاد آدرس او را به شما داده، یا اینکه او را از طریق ارائه اش در یک کنفرانس می شناسید، به آن اشاره کنید. البته ممکن است او را از طریق صفحه اش در وبسایت دانشگاه شناخته باشید -که برای ما ایرانی ها اغلب همین طور است!- که در این صورت با توجه به اینکه قطعا یکی دو مقاله از او خوانده اید، می توانید اشاره کنید او را از طریق مقاله هایش می شناسید.
- درخواست تان را مشخص مطرح کنید!
شاید شما هم با ایمیل هایی برخورد کرده باشید که تا آخر آن را می خوانید اما همچنان درک نمی کنید منظور فرستنده دقیقا چه بوده است. چنین ایمیل هایی برای اساتید نفرستید. اساتید کشورهای آمریکایی و اروپایی عادت کرده اند درخواست شان را واضح مطرح کنند و در مقابل هم همین انتظار را از شما دارند. مثلا می توانید بنویسید: «آیا برای ترم پاییز دانشجوی دکتری می گیرید؟» (Will you be taking on new PhD students in the fall?) البته ممکن است بخواهید کمی رسمی تر صحبت کنید که در این صورت می توانید از نمونه ای که پایین تر برای تان نوشته ام استفاده کنید.
- عنوان ایمیل را درست و دقیق انتخاب کنید!
هر مخاطب ایمیلی، قبل از اینکه تصمیم بگیرد یک ایمیل را بخواند، اول با عنوان ایمیل یا subject line مواجه می شود. همین عنوان چند کلمه ای است که شخص را به این جمع بندی می رساند که آیا کلیک کند و وارد ایمیل بشود یا رها کند و برود سراغ ایمیل بعدی (حتما خودتان هم تجربه اش را داشته اید!). پس عنوان ایمیل تان فوق العاده مهم است. هدف عنوان این است که به خواننده بگوید ایمیل درباره چیست. پس عنوانی را انتخاب کنید که به خوبی قصدتان را روشن کند. آوردن عبارت هایی مثل «prospective grad student» یا «potential PhD applicant» در داخل عنوان خیلی مهم است، چون دقیقا موضوع ایمیل را برای استاد روشن می کند.
- مودب باشید و تشکر کنید!
مکاتبات آکادمیک به شدت محترمانه است. مخصوصا وقتی برای اولین بار انجام می شود و دو طرف یکدیگر را نمی شناسند. شما هم سعی کنید این قانون را رعایت کنید و با احترام فراوان صحبت کنید. مثلا در پایان ایمیل از استاد به خاطر وقتی که گذاشته تشکر کنید، و یا به خاطر هر مزاحمت احتمالی عذرخواهی کنید و …
- پیگیری کنید، اما شاکی نکنید!
این حق شماست که بدانید نتیجه درخواست تان چه شده است، مخصوصا در مواقعی که پاسخ دادن استاد طول می کشد یا چه بسا اصلا پاسخی دریافت نمی کنید. پس اشکالی ندارد بعد از حدود یک هفته از ارسال ایمیل تان، در صورتی که پاسخی دریافت نکردید، یک ایمیل فالوآپ بفرستید و باز هم محترمانه نظر استاد را جویا شوید. اما یادتان باشد که استاد را ایمیل باران نکنید و با این کار باعث نشوید اسم تان را با حس بدی به خاطر بسپارد! مساله این طور وقت ها ساده است. اگر بعد از ایمیل اول و ایمیل فالوآپ پاسخی دریافت نکردید، معنی اش این است که باید پرونده این استاد را ببندید و بروید سراغ نفر بعدی!
ب: ساختار و اجزای مهم ایمیل به اساتید خارجی (کاورلتر)
مواردی که در بالا مطرح کردم، چند نکته محدود اما مهم در فرایند نگارش ایمیل بود. اما اگر بخواهید ایمیل تان را به نگارش دربیاورید نیاز به جزئیات بیشتری دارید که سعی می کنم در ادامه به آنها اشاره کنم:
در عنوان ایمیل:
- از عناوین کلی اجتناب کنید؛
- به فیلد تحقیقاتی مورد علاقه تان برای اپلای اشاره کنید؛
- از کلیدواژه های مربوط به اپلای استفاده کنید تا استاد به سرعت متوجه منظور و هدف ایمیل تان شود؛
- به زمان مورد نظر برای شروع دوره اشاره کنید.
مثال:
Fall 2020 prospective PhD student, interested in doing research on ؟؟؟
در خطاب ایمیل:
- قطعا لازم است نام استاد را بنویسید؛
- از بکار بردن عناوینی مثل «Dear Sir/Madam» اجتناب کنید؛
- بهترین خطاب «نام استاد» است همراه با عبارت «Dear professor» (یا Dr اگر هنوز استاد تمام نشده است)
مثال:
Dear professor X
بدنه ایمیل:
- بدنه ایمیل مهم ترین بخش ایمیل شماست، پس مطمئن شوید که همه چیز در این بخش مرتب است، چه به لحاظ محتوا و چه به لحاظ قالب و چه به لحاظ قواعد دستور زبان؛
- طولانی ننویسید، چون خوانده نمی شود!
- محتوای بدنه ایمیل را به چند پارگراف تقسیم کنید. ایده آل سه پارگراف است.
محتوای پاراگراف اول:
- محتوای این بخش از یک مقدمه تشکیل شده است درباره خودتان، تحصیلات تان، و علایق پژوهشی تان در یک حوزه خاص تحقیقاتی؛
- لازم است در همین ابتدا، خیلی مختصر، به دلیل تان برای نوشتن این ایمیل اشاره کنید (یعنی درخواست اپلای).
- مختصر و کوتاه بنویسید، اما در عین حال به مدارک و گواهینامه ها و تجارب مرتبطی که داشته اید اشاره کنید.
مثال:
My name is X. I have recently graduated from university Y, (country Z) with an B.A./M.A. degree in S (with a 4 GPA). I am planning to apply for master/PhD program of 123 university beginning (time period). I have a strong interest in “ABC theory; particularly ABC+, and would be glad to get an opportunity to join your research group.
محتوای پاراگراف دوم:
- به کارها و تحقیقات استاد اشاره کنید و نشان بدهید با کارهایش آشنایید (حداقل به یکی از مقالات جدیدش مستقیما اشاره کنید)؛
- توضیح بدهید که چطور و تا چه اندازه فیلد پژوهشی که کار کرده اید به کارها و پروژه های استاد نزدیک و مرتبط است؛
- این پارگراف بخش حساس و تاثیرگذار ایمیل شماست. پس تا می توانید روی آن وقت بگذارید و بهترش کنید.
مثال:
I read your X book as one of the references of Y course which I attended at university. During this course, I understood that you are a prominent professor in the area of Z. I have read your recent journal paper entitled “Ss”. I have gotten very interested in this issue and chosen it as the most likely field on which I want to work if I will be a Ph.D. student.
این محصول آموزشی را ببینید:
رازهای اپلای (پکیج آموزش گام به گام اپلای و دریافت بورسیه تحصیلی از دانشگاه های اروپایی و آمریکایی)
محتوای پاراگراف سوم:
- پارت سوم جایی است که شما درخواست تان را مطرح می کنید؛
- درخواست تان را خیلی شفاف مطرح کنید و مساله را پیچیده نکنید؛
- اشاره کنید که آماده اید تا هر سوال یا درخواستی را پاسخ بدهید و منتظر نظر استاد هستید.
مثال:
I feel confident that joining as a PhD student to The University X under your supervision will help me fulfill my ambition as a researcher. I would appreciate if you could take a look at my CV to see if my profile corresponds to the type of candidate you are looking for. If it does, could you please let me know how to apply for the PhD.
I am sorry if I cause you any inconvenience by sending this email. Please do not hesitate to contact me if you require further information. I would be pleased to hear from you.
امضای ایمیل:
- بخش امضا بهتر است حتی الامکان ساده و کوتاه باشد؛
- حتما از عبارت های مرسوم و رسمی در پایان ایمیل استفاده کنید؛ مثل «Yours sincerely» یا «Best regards»
- نام کامل خودتان، دانشگاه محل تحصیل و شهر و کشورتان رو بنویسید.
مثال:
Yours sincerely
Your full name
department A, university B
Tehran, Iran
دیدگاهتان را بنویسید